公正証書作成の手順

公証人による公正証書作成の手順は、概ね以下の流れ図の通りになります。

 受    付

 

 当事者の身分確認資料の調査

  

公正証書作成に必要な内容の聴取 

 

公正証書の作成

公証人による公正証書の読み
聞かせまたは閲覧

 

公証人と列席者の署名押印

公正証書原本の保存と正本・謄本

 の交付

 

1.公証役場に行く前に

   @事前に公証役場に電話で問い合わせ、必要な書類や手続の確認をします。

   A通常、公証役場への出頭は、事前に電話で予約し、指定された日時に出頭する
    ことになります。

   B公証役場には、当事者双方が揃って出頭するのが原則ですが、代理人に依頼す
   る場合は、代理人と相手方の当事者又は双方の代理人が揃って公証役場に出頭
   します。
   一人の代理人が当事者双方の代理をすることは民法で禁止されているためでき
   ません。(双方代理の禁止)

 

2.受  付

    当事者(代理人による場合は代理人)は、本人の身分確認資料等を持参して公証
  役場に出頭します。
  受付では、公正証書の嘱託に来たことを伝えて受付を受け、順番を待ちます。


3.当事者の身分確認資料の調査

     公証人は、当事者または代理人が持参した身分確認資料の提示を受け、当事者等
  の身分確認を行います。
  当事者が個人の場合、法人の場合、代理人による嘱託によって提示する身分確認
  資料は異なります。(詳細は、前述の身分確認資料の準備を参照ください。)


4.公正証書作成に必要な内容の聴取

     公証人は、当事者から公正証書の内容となる法律行為(例えば、金銭消費貸借、
  賃貸借、売買等)の具体的な内容を聴取し、疑問の点があれば補充して質問しま
  す。
  公証人は、この聴取において、その内容が法律行為として違法性はないか、当事
  者にその法律行為をする能力があるかなどの十分なチェックを行います。
  従って、公正証書としての安全な内容が確保できるます。

  『実務では当事者は、事前にファックスなどを利用して公正証書にしたい内容を
   公証人に通知し、公証人はこれを検討して必要があれば補正、修正をし、これ
   を当事者にファックスで通知して了解を得るなど、事前の調整が行われるのが
   実状です。』

5.公正証書の作成

  公証人は、聴取した内容から公正証書を作成し、それに基づいて、原本、正本、
  謄本を作成します。


6.公証人による読み聞かせまたは閲覧

    公証人は、出頭した当事者又は代理人に対して、作成した公正証書の内容を確認
  させる手続として、その内容を読み聞かせるか閲覧をさせて、内容を確認させます。


7.公証人および列席者の署名押印

  公正証書の読み聞かせ又は閲覧が終了すると、公証人は、列席者に対し公正証書
  原本の指定した箇所への署名押印を求め、公証人も同様に署名押印をします。
  (列席者とは、ここでは出頭した当事者又は代理人のことです。)


8.原本の保存と正本・謄本の交付

 (1)公正証書原本の保存

    列席者の署名押印され、公証人の署名押印がされたものが公正証書の原本に
    なります。
    公正証書の原本は、紛失や偽造等を防止するために公証役場に原則20年間
    保存されます。
    (例外規定に該当する公正証書については、公証人の指示により20年以上
     の長期間保存されます。)

 (2)公正証書の正本・謄本の交付

    公正証書の原本に基づき、正本と謄本が作成されます。
    正本は権利者に交付され、謄本は義務者に交付されます。

    従って、例えば債務弁済契約の公正証書の場合は、正本を債権者、謄本を債
    務者にそれぞれ交付されます。

    また、売買契約や賃貸借契約のような双務契約の公正証書については、双方
    に正本が交付されます。